L’organisation d’un événement sportif est libre mais des conditions doivent être respectées. Le principal est d'élaborer et de proposer un projet solide.
Si la balade entre dans le champ fédéral, l’organisateur d’un événement sportif doit préalablement inscrire son événement sur le calendrier fédéral, avoir l’autorisation fédérale et garantir la sécurité de la manifestation.
En premier lieu il faut rappeler que l’organisateur doit souscrire un contrat assurant sa responsabilité civile ainsi que celles des bénévoles et des participants en cas de dommage, conformément aux articles L. 321- 1 à L. 321-9 du code du sport.
Parfois la balade peut-être précédée ou suivie d'un rassemblement sur le domaine public (à distinguer de la balade elle-même) et là des obligations administratives sont également à respecter.
Il faut bien dissocier les deux autorisations informations.
- l'occupation de la voie publique ,
- la déclaration en préfecture.
Au préalable, l’organisateur doit obtenir une autorisation administrative d’occuper le domaine public, propriété de l’État ou de toute autre collectivité locale. Il s'agit d’un permis de stationnement dont la délivrance doit être demandée à l’autorité chargée de la police de la circulation qui peut être soit la mairie de la commune le plus souvent soit la préfecture du département.
Dans le cas où la manifestation suppose un rassemblement de personnes sur la voie publique, l’organisateur doit effectuer une déclaration à la mairie de la commune concernée entre les 15 jours et les 3 jours qui précèdent la manifestation.
Il est conseillé de travailler avec la mairie (relations de voisinages, nuisances connues au préalable, etc....).
Pour revenir à la balade, « Les manifestations sportives qui se déroulent dans le respect du code de la route et qui n'imposent à leurs participants qu'un ou plusieurs points de rassemblement ou de contrôle, à l'exclusion d'un horaire fixé à l'avance et de tout classement en fonction notamment soit de la plus grande vitesse réalisée, soit d'une moyenne imposée, sur une partie quelconque du parcours, ne sont pas soumises à autorisation.
« Sont toutefois soumises à déclaration les manifestations sportives visées au précédent alinéa prévoyant la circulation groupée, en un point déterminé de la voie publique ou de ses dépendances, de plus de 75 piétons, de plus de 50 cycles ou autres véhicules ou engins non motorisés et de plus de 25 chevaux ou autres animaux.
Ainsi si le potentiel de participation peut atteindre les effectifs fixés ci-dessus, l'organisateur doit déposer un dossier de déclaration, au plus tard 1 mois avant la date de l'événement auprès du préfet.
Cette déclaration selon les départements n'est pas traitée de la même façon.
Cela peut aller à la contitution d'un dossier très complet demandé par certaines préfectures (autorisations des mairies,etc...) au dossier absent, certaines préfectures n'en demandant pas. Néanmoins le transmettre à minima est important en cas de problèmes.
Vous êtes l'organisateur d'un événement motocycliste et vous prévoyez d'y intégrer une balade sur voie publique ouverte à la circulation sans notion de chronométrage.
1- Bien prévoir votre parcours en essayant d'éviter les traversées de route et les 'tourne à gauche'.
2- Bloquer la circulation est normalement interdit, le faire que dans des endroits dit dangereux avec une signalisation appropriée. 3- Respecter le Code de la route. 4- Une pratique dite du tiroir est souhaitable.Deux possibilités s'offrent à vous :
1- Vous recevez moins de 400 motos, vous devez faire une déclaration en préfecture. 2- Vous recevez plus de 400 motos, vous devez faire une demande d'autorisation en préfecture.Éditer le parcours (ITN Converter est très adapté et simple d'utilisation).
Renseigner un tableau avec les bans communaux traversés, les routes empruntées, la date et l'heure de passage aux différents endroits, noter aussi les points d'arrêt. Remplir le CERFA 13390*03 Éditer le programme de la manifestation.Prévenir par mail chaque commune traversée du passage de la balade en joignant la déclaration. Pour trouver les mails des communes voir l'adresse ci-dessous. https://lannuaire.service-public.fr
Attestation d'assurance RC du club à demander à COVEA RISKS Gestion ISL 19/21 allée de l'Europe 92616 CLICHY Cedex en spécifiant le nom du club, le type d'organisation, le programme, le règlement particulier, le parcours emprunté, les bans communaux traversés, si vous empruntez du matériel à autrui, le signaler, il fera l'objet d'un avenant au contrat d'assurance.
Tous ces documents sont à envoyer à chaque préfecture sans oublier d'avertir les services d'état (DRIRE et Gendarmerie) . Certaines préfecture font ce travail de diffusion, mais pas toutes.
Éditer le parcours (ITN Converter est très adapté et simple d'utilisation).
Renseigner un tableau avec les bans communaux traversés, les routes empruntées, la date et l'heure de passage aux différents endroits, noter aussi les points d'arrêt. Remplir le CERFA 13390*01 Éditer le programme de la manifestation.Prévenir par mail chaque commune traversée du passage de la balade en joignant la déclaration. Pour trouver les mails des communes voir l'adresse ci-dessous. https://lannuaire.service-public.fr
Contracter une assurance spécifique soit à COVEA RISKS Gestion ISL 19/21 allée de l'Europe 92616 CLICHY Cedex ou à la compagnie de votre choix, en spécifiant le nom du club, le type d'organisation, le programme, le règlement particulier, le parcours emprunté, les bans communaux traversés, si vous empruntez du matériel à autrui, le signaler, il fera l'objet d'un avenant au contrat d'assurance.
Tous ces documents sont à envoyer à chaque préfecture sans oublier d'avertir les services d'état (DRIRE et Gendarmerie) . Certaines préfecture font ce travail de diffusion, mais pas toutes.
Ces conseils n'engagent à aucun moment notre responsabilité.