Avant de commencer quoi que ce soit, il faut que la majorité du club soit emballé par le désir d'organiser un rassemblement et de le faire du mieux possible.

Un jour j'ai lu dans une salle de sport : ' si tu es capable de prendre du plaisir sur le terrain en jouant avec tes amis (encadré par des bénévoles à l'arbitrage et à la table de marques), alors à ton tour donnes un peu de ton temps, pour que les autres aussi prennent du plaisir'.

Depuis ce texte est devenu mon cheval de bataille; et je vous jure que je prend autant, voir plus mon pied à organiser pour les autres, que de participer à un rassemblement comme visiteur.

Il faut trouver un lieu de qualité, répondant à un accueil motard de tourisme digne

de ce nom; qu'est-ce que j'entends par là ( par là j'entends pas grand chose, je préfère utiliser mes ouies):

Le lieu idéal c'est tout sur le même site: la salle ou les barnums de restauration, le camping éventuellement des chalets et l'animation.

Il est évident que toutes les communes où se trouvent nos clubs, n'ont pas les structures

nécessaire pour accueillir 400 personnes ; à commencer par nous.REZE n'a aucun complexe susceptible d'accueillir autant de monde sur le même endroit.

Alors, il ne faut pas hésiter à faire plusieurs kilomètres pour trouver l'endroit idéal, même si il faut changer de département.

exemple: Sarzeau en 98, nous étions à 140 kilomètres de notre siège, mais la qualité et la facilité d'organisation étaient telles que nous en avions vite oublié la distance.

- Les différents C.C.A.S appartenant à E.D.F, la Sécu. et autres organismes, ils sont très nombreux en France, faites vos recherches sur le minitel.

à vos interlocuteurs parlez toujours de partenariat, il faut qu'ils se sentent concerné par l'événement et qu'il est indispensable qu'ils apportent leur pierre à l'édifice (ou les dix filles on est pas macho).

Essayez, dans la mesure du possible, de choisir une date en début de mois, car pour certains les fins de mois sont plus dures que pour d'autres. Mais surtout une date cohérente avec le calendrier Tourisme ( évitez 2 rassemblements à suivre à peu de kilomètres d'intervalles; et gardez un minimum de 3 semaines de délai entre 2 épreuves mêmes régionales), si vous voulez une garantie maximum de fréquentation.

QUE C'EST IMPORTANT LA GAMELLE !!!!!

Avant d'établir son menu, surtout si vous êtes organisateur d'une épreuve nationale, il faut bien se mettre dans la tête, que la plupart des participants à votre rassemblement aurons parcourus plusieurs centaines de kilomètres, qu'ils seront fatigués et auront faim et que si vous leurs collez une demi tomate en entrée, des pâtes collées en plat et un demi gobelet de salade de fruits en dessert

(seul ma femme sera contente du résultat: 2 kilos en moins), je pense que les déçus seront nombreux.

Ceux qui ont tous compris, c'est «l'Aviron Bayonnais section moto», ils nous ont fait manger dans des vrais assiettes, avec de vrais couverts, les spécialités du pays Basque: soupe, poulet basquaise et gâteau basque. Tout y était, LA QUALITE, LA QUANTITE ET AUSSI IMPORTANT LE TYPIQUE.

Tout est question d'organisation, vous savez assez longtemps à l' avance le jour et le lieu de votre manifestation, pour y préparer une cuisine de chez vous et de l'adapter aux moyens disponible sur le site.

Le Tourisme culinaire doit aussi faire partie du tourisme à moto.

Très important l'attrait touristique de votre rassemblement, car si vous organisez une balade de60 kms au milieu des champs, sans qu'il y ait la moindre curiosité à voir, l'intérêt touristique est égal à ZERO. Une idée très simple pour préparer vos balades: prenez une carte de votre région, avec un compas faites un cercle correspondant à 60 kms de rayon en plaçant bien évidemment la pointe sur le départ de la balade, surlignez à l'intérieur du cercle tous les endroits ayant le moindre intérêt touristique (châteaux,sites naturels, belles demeures, vieux village etc?.); puis établissez un parcours qui prendra sur son chemin le maximum de points surlignés, en évitant surtout la même route à l'aller qu'au retour.

Nous sommes tous de grands enfants et il est toujours important de prévoir un jeu, un petit rallye ou une tombola lors de votre rassemblement; déjà parce que ça peut être une source d'argent supplémentaire, mais surtout dans chacun d'entre nous il y a un grand joueur ou grande joueuse.

L'animation nous en avons parlé dans le coût, car c'est normalement le plus gros budget de votre rassemblement, nous n'y reviendrons pas.

En effet, je profite de cet article pour piquer un petit coup de gueule personnel, mais, je pense, soutenu par nombreux d'entre nous.

Pratiquement toutes les balades en groupe que nous faisons, les motards faisant soit disant la sécurité remontent la file de participants à fond les manettes en coupant virages et lignes continues, (qui n'a jamais senti une moto lui friser les moustaches lors d'une balade) Alors, si ça c'est de la sécurité !!!!!!!

Il est vrai que nous n'avons pas tous un nombre d'adhérents assez important pour couvrir toute une balade, alors essayons de trouver des solutions pour éviter le remontage abusif : Un tracé adapté au nombre de personnes réquisitionnées à la sécurité, exemple Sarzeau en98, seulement 30 personnes: 2 voitures équipées d'un gyro avec 4 personnes en gilet à bord, utilisées pour les gros ronds-points et les traversées de grandes routes; 11 motos 2 personnes en gilet par moto pour les petites intersections. Un tracé en boucle autour d'un axe principal, les voitures et les motos une fois la balade passée, récupéraient l'axe principal et allaient se placer à un nouveau poste de sécurité devant la file, ni vu ni connu, pas de file remontée. Les participants ont crus que nous étions 50 à la sécurité; et si c'est nécessaire vous faites une petite halte sur un grand parking pour laisser la sécurité se mettre en place.

Maintenant si vous n'avez pas d'autre solution que de remonter la file, évitez d'utiliser des motos pour bloquer un stop ou un cédez le passage à droite et encore plus à gauche; en général une balade est assez compacte, et il est rare de voir une voiture vouloir s'engager au milieu d'un groupe de motos, économisez vos motos pour les carrefours et changements de directions.

Vous pouvez aussi faire appel à un club voisin pour vous donner un coup de main, comme nous l'avons fait à St Brévin, nous avons fait appel au jeune club local qui était ravi de nous aider à la sécurité, et cela leurs a permis de découvrir les rassemblements FFM et, qui sait, peut-être les reverrons nous bientôt dans de futures organisations, et le faite de se sentir intégrer dans l'organisation, ils ne se sentaient plus lésés par le fait que nous organisions sur leur commune.

Un dernier petit conseil, faites toujours 2 ou 3 reconnaissances de votre balade avant le jour J, et formez 2 ou 3 équipes de 5 ou 6 motos avec 1 responsable par équipe, qui s'occupera le fameux moment venu de placer son équipe et de la récupérer pour lui redistribuer des postes.

Qu'est ce qui coûte de l'argent dans l'organisation, hors hébergement et nourriture des participants (car ce coût doit être au maximum égal au montant des inscriptions) ?

Comme je vous le précisais dans le chapitre 1, il faut absolument que la commune où se passe la manifestation vous prêtes gratuitement la salle ou le cas échéant, le matériel nécessaire au bon déroulement de l'organisation ( barnums, stands, tables, chaises, bancs, barrières de sécurité, éclairage etc?), en échange d'un peu de communication sur vos documents .

Vous pouvez également par bonheur, trouver un site tout équipé, ou faire appel à des associations extérieures qui vous prêterons leurs matériels en échange d'une de prestation service, par exemple Organiser un Baptême moto lors de la fêtes des écoles, en échange ils vous prêtent leur barnum(ce que nous avons fait cette année pour celui de St Brévin).

L'idéal c'est de trouver le partenaire qui vous l'offre; taper en premier à la porte de votre partenaire boissons ( à St Brévin c'est notre fabricant de bière qui nous à offert 600 bouteilles de bière Bretonne, nous avons juste eu les étiquettes à faire). Vous pouvez aussi aller voir votre concessionnaire préféré et faire des tee-shirts en commun avec votre logo en poitrine et le sien dans le dos; mais vous pouvez faire la même chose avec votre banquier, votre restaurateur etc?

Pour les clubs et adhérents tourisme, pas de problème contactez le président, eh hop! Le tour est joué*.

*Dans la mesure où vous leur envoyer vos docs assez longtemps en avance. Pour les autres clubs et non adhérents tourisme vous retapez à la porte de votre concessionnaire et vous lui demandez s'il veut bien joindre votre invitation à sa prochaine campagne publicitaire. Si vous n'avez pas trop de solutions, privilégiez le « main à la main » qui reste la meilleure Pub.

On n' est pas le pays N°1 des bonnes choses pour rien, alors vous avez bien un producteur près de chez vous d'un bon produit bien fermenté ou bien distillé, qui fera l'apéritif idéal du week-end. Comme pour le reste, en échange d'un peu de Pub sur vos docs, il vous offrira quelques bouteilles.

Comme pour l'apéro il faut privilégier les produits du terroir et les spécialités de sa région et négocier avec les principaux producteurs en échange d'un peu de pub ( idem pour les musées )

Voilà le plus gros morceaux de votre budget; donc plus vous aurez trouvé de solutions pour A,B, C,D et E, plus votre budget sera important. Une bonne animation c'est 30% de réussite supplémentaire. Il faut prévoir surtout une sonorisation de qualité, car vous pouvez avoir le meilleur Groupe, orchestre ou D.J du monde, si la sono est pourrie tout tombe à l'eau, il vaut encore mieux mettre moins cher dans le groupe et louer du matériel de sonorisation.

ATTENTION: une bonne sono se réserve 1 an à l'avance.

Vous pouvez également prévoir un comique (comme Vanoni à Dieuze, excellent!), mais surtout utiliser les talents de vos adhérents.

Notre budget animation correspond en gros au 2/3 de notre recette publicitaire (encarts Pub vendus sur le programme).

Utilisez nos partenaires de la fédé ou votre partenaire bancaire. En leur fournissant une belle maquette bien préparée, ils vous feront une doc d'enfer et, en échange toujours le petit encart offert (plus ou moins gros selon l'importance du travail); la MAAF pour la Finale de St Brévin nous a pris en charge toutes les affiches, les 4000 programmes et les1000 étiquettes pour les bouteilles du souvenir (donc budget souvenir et publicité = 0 euros).

MORALITE : Il faut essayer de se faire offrir le maximum de prestations et, pour le reste, il est préférable d'avoir le budget nécessaire à l'avance: pour cela prenez vous assez tôt pour aller démarcher les commerçants pour vendre vos encarts publicitaires, organisez l'hiver un ou deux lotos qui en général rapportent pas mal d'argent; et n'oubliez surtout pas vos demandes de subventions auprès de vos Mairie, conseil général et régional.

Le But de toutes ces démarches, c'est d'essayer d'organiser le meilleur rassemblement possible sans avoir à taxer nos amis motards qui vont nous faire l'honneur de leur visite.

Il n'y a rien de plus désagréable, quand vous venez de faire plusieurs centaines de kilomètres pour venir à un rassemblement, d'avoir l'impression en fin de week-end de s'être fait avoir, un participant déçu est un participant perdu.

Je ne pense pas avoir la science infuse, mais si quelques petites idées par mis toutes celles que je vous ai donné, peuvent vous permettre d'organiser votre futur rassemblement dans de meilleures conditions ; alors j'en serait très heureux, et je vous souhaite beaucoup de réussite dans vos futurs projets et surtout n'oubliez pas :

« QUI VEUT-ETRE BIEN RECU DOIS SAVOIR BIEN RECEVOIR A SON TOUR »

Votre manifestation ne peut être ratée, si vous avez mis sincèrement vos tripes dans l'organisation, le résultat final, c'est en général, UNE SACRE AMBIANCE !!!!!! Car un motard qui est bien reçu, bien nourrit et bien logé EST UN MOTARD HEUREUX ET IL LE FAIT SAVOIR, et ça c'est la récompense suprême, et voir tout le monde repartir avec le sourire au visage c'est le top.

Pour finir: soyez également indulgent avec les jeunes clubs qui organisent pour la première fois, on a tous le droit à l'erreur.